Arbeitsabläufe störende Einflüsse systematisch erfassen und beobachten

- Process- Monitoring und Control-System -

PMCS im Krankenhaus

Jedes dritte Krankenhaus in Deutschland befindet sich in wirtschaftlichen Schwierigkeiten. Konnten die Kliniken früher die Höhe ihrer Einnahmen über die Anzahl der "Liegetage" zu ihren Gunsten beeinflussen, so sind seit der Einführung der Fallpauschalen die Einnahmen pro Patient fest vorgegeben. Die Wirtschaftlichkeit lässt sich nunmehr "nur noch" mit den Mitteln beeinflussen, die in Wirtschaftsunternehmen Anwendung finden. Ein Übernehmen solcher Maßnahmen ist nicht für alle Betriebsbereiche möglich. Man denke z.B. an die Vermarktung der angebotenen Leistungen -hier wirken völlig andere Mechanismen, als in einem Wirtschaftsunternehmen.

Bei der Suche nach Verbesserungspotentialen steht die Organisation der betrieblichen Prozesse im Vordergrund. Hier sind die Krankenhäuser in einem sehr unterschiedlichem Stadium, was die Beschreibung, die Analyse und die Verbesserung der betrieblichen Prozesse angeht.

Für die Krankenhäuser ergibt sich ein "Kampf gegen die Zeit". Die Fehlbeträge kumulieren sich. Deren Ausgleich über Liquidität von der Hausbank ist seit der Anwendung von Basel II-Ratings nicht immer gegeben. Das Verschwinden von Krankenhäusern vom Markt lässt sich nicht immer aufhalten.

Eine umfassende Hilfe für betroffene Krankenhäuser erfordert einen "Rundumschlag" zur Verbesserung der Situation -und das in kürzester Zeit-.

Eine zielführende Lösung erfordert eine Analyse der betrieblichen Prozesse und ein Aufdecken der Verbesserungspotentiale. Diese Arbeit erfordert normalerweise einen hohen zeitlichen Aufwand und bringt erhebliche Kosten mit sich, ehe konkrete Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet werden können. Eine Lösung dieses Problems ist nur möglich, wenn es gelingt, den Analyseprozess drastisch zu kürzen, damit einhergehend die Kosten hierfür im Rahmen zu halten und die Verbesserungspotentiale deutlich früher in Angriff nehmen zu können.

Alles das leistet PMCS -ein Prozessüberwachungs- und -kontrollsystem-. PMCS beinhaltet vorgefertigte Prozessstrukturen mit allen Unterstrukturen die dafür verantwortlich sind, dass ein Prozess läuft oder eben nicht. Hierzu gehören als Basisstruktur Elemente, die als Frühwarnindikatoren Verwendung finden und die auch für das gesetzlich geforderte Risikomanagement mit Frühwarnung verwendet werden können. Bei der Implementierung werden die beim Kunden vorhandenen Abläufe in dem vorgefertigten System PMCS abgebildet und es wird hierbei sofort offenkundig, welche Elemente oder Unterstrukturen Verbesserungspotentiale in sich bergen.

Die wesentlichen Effekte sind:

  • Die Verbesserungspotentiale werden sofort offenkundig 
  • Die Verantwortlichen für die Umsetzung von Verbesserungsprojekten können unmittelbar bestimmt werden 
  • Die Leitungssicht auf den Umsetzungsprozess ist für das Monitoring bereits implementiert

    Egal, auf welcher Stufe der Erfassung bzw. Umsetzung von Verbesserungspotentialen sich ein Haus befindet, es gibt immer einen zeitlichen Sprung nach vorn. Dies gilt sogar für Häuser, in denen Verbesserungsprojekte sich bereits in der Umsetzung befinden.

    In dem System PMCS sind die Spezifika der betrieblichen Prozesse im Krankenhaus berücksichtigt und durch das Einbringen von Know-How aus dem Tagesgeschäft eines Krankenhauses ist PMCS ein System aus der Praxis für die Praxis.

    Das Krankenhaus, das den Entstehungsprozess von PMCS begleitet, hatte bereits diverse Verbesserungsprojekte auf den Weg gebracht. Es wurde dort viel Zeit in das Monitoren dieser Projekte investiert, da ein geeignetes Werkzeug hierfür bisher fehlte. Mit dem Kennenlernen der Systematik von PMCS kam es zu folgenden Erkenntnissen:
  1. Mit dem System PMCS hätte man für die Analyse sehr viel Zeit sparen können und wäre schon bedeutend weiter - sogar die Dokumentation der Prozesse hätte fehlen dürfen 
  2. Die geplante Restlaufzeit für die Verbesserungsprojekte wird sich verkürzen lassen -trotz des Mitarbeits- und Implementierungsaufwandes für PMCS 
  3. Das Werkzeug zur Überwachung der laufenden Verbesserungsprojekte ist automatisch dabei


Mit der Implementierung von PMCS geht eine umfassende Kenntnis aller betrieblichen Prozesse aus dem Blickwinkel einer optimierten Betriebsorganisation einher. Deshalb werden mit der Implementierung von PMCS noch folgende Zusatznutzen erwartet:

  • Bessere Verhandlungsposition mit Banken -Kreditkonditionen- 
  • Vorteile bei Versicherungen -Prämienhöhen-
     
  • Gegenüber dem Wirtschaftsprüfer -Nachweis eines Risikomanagementsystems mit Frühwarnung-
     
  • Im Haftungsfall -Nachweis des Erfüllens der Organisationspflichten-